Description préliminaire de tâches – poste permanent
Comité du 100e d’Arvida
Comité du centenaire de la ville D’Arvida
Mission de l’organisation
Planifier et organiser l’ensemble des festivités et activités commémoratives du centenaire d’Arvida. Rassembler la communauté pour célébrer ensemble autour du thème de la fierté et du sentiment d’appartenance envers notre histoire, notre patrimoine unique, notre culture ainsi que nos réalisations.
❖ Participation de la communauté
❖ Commémoration
❖ Création d’un leg pour la communauté
❖ En harmonie avec les autres organisations festives de ville de Saguenay
Rôle : Coordonnateur(trice) événementiel pour le 100e d’Arvida
Description : Le coordonnateur événementiel joue un rôle central dans la planification, l’organisation et l’exécution des événements, garantissant une expérience réussie pour tous les participants.
Durée : 24 mois (2025-2026)
Principales responsabilités :
1.Planification et organisation 50%
2.Communication et marketing 25%
3.Suivi administratif 25%
1-PLANIFICATION & ORGANISATION :
•Participer à l’élaboration de la programmation des Fêtes du 100e d’Arvida et en assurer la mise en œuvre
•Rencontrer les parties prenantes et partenaires afin de convaincre leur participation ou leur soutient.
•Exercer le contrôle logistique des activités et préparer leur mise en oeuvre
•Bien comprendre les paramètres de l’activité (niveau d’importance, nombre de personnes attendues, durée, budget alloué, etc.)
•Faire la recherche de la procédure et logistique pour mettre en place les activités prévues au calendrier
•Discuter avec les parties prenantes concernées de la logistique, des besoins, de l’équipement nécessaire (audiovisuel, informatique ou autre), de l’aménagement des lieux, etc.
•Faire un suivi mensuel au CA et transmettre les informations nécessaires à la réalisation de l’activité
•Faire du repérage stratégique afin de comparer et s’informer sur les activités des autres festivités d’anniversaires afin d’optimiser nos activités.
•Coordonner avec les partenaires et festivals locaux afin d’assurer cohérence des activités prévues.
•Obtention de permis et autorisations
•Coordonner les efforts pour la préparation des évènements.
•Planifier et organiser des activités de financement.
•Rechercher et investiguer les programmes gouvernementaux et municipaux applicables afin d’obtenir le maximum de financement pour les activités.
Gestion des inscriptions :
•Créer une plateforme d’inscription (en ligne ou sur place).
•Suivre les inscriptions et gérer les confirmations.
•Préparer des documents d’accueil.
2.COMMUNICATION & MARKETING
2.1 Stratégie de communication :
•Développer et mettre en oeuvre une stratégie de communication adaptée aux Fêtes du 100e d’Arvida.
•Identifier les publics cibles et définir la stratégie pour rejoindre chaque public.
2.2 Création de contenu :
•Rédiger des supports de communication (communiqués de presse, articles, newsletters, posts sur les résaux sociaux).
•Concevoir des visuels attrayants pour promouvoir les événements.
2.3 Gestion des réseaux sociaux :
•Animer les comptes de l’organisation sur les différentes plateformes sociales.
•Élaborer un calendrier de publication et engager la communauté en ligne.
2.4 Relations presse :
•Établir et entretenir des relations avec les journalistes et les influenceurs.
•Organiser des conférences de presse et des événements de promotion.
2.5 Marketing digital :
•Utiliser des outils de marketing numérique (SEO, SEA, e-mailing) pour maximiser la visibilité de l’événement.
•Analyser les données et les retours pour ajuster les campagnes en temps réel.
2.6 Collaboration avec des partenaires :
•Travailler avec des sponsors et des partenaires pour co-créer des actions marketing.
•Assurer une communication fluide entre tous les acteurs impliqués.
2.7 Logistique événementielle :
•S’assurer que tous les supports de communication sont en place avant le début de l’événement.
3.SUIVI ADMINISTRATIF
Planification préliminaire :
•Créer un calendrier de planification.
7. Suivi budgétaire et financement :
•Tenir un tableau de suivi des dépenses et des recettes.
•Vérifier les factures et procéder aux paiements.
•Faire des ajustements budgétaires si nécessaire.
8. Ressources humaines :
•Recruter et former le personnel nécessaire (accueil, bénévoles).
•Assigner des responsabilités claires à chaque membre de l’équipe.
10. Évaluation post-événement :
•Collecter des retours des participants et des partenaires.
•Évaluer les succès et les points à améliorer.
•Rédiger un rapport de synthèse sur l’événement.
